Webska Kaśka

Jak zarządzać czasem, by osiągać cele szybciej.

Zarządzanie czasem minimalizuje stres a stres zjada nasz czas.

Czas to pieniądz” – mawiał Benjamin Franklin. Jest również atrybutem do realizacji celów. Wystarczy umiejętnie zarządzać czasem aby pojawiła się wartość dodana. Co jest tą wartością dodaną? Czas mimo, że jest względny, daje możliwości. Mamy czas mamy możliwości, nie mamy czasu nie mamy możliwości. Kwestia tylko tego jak go wykorzystamy. Co ciekawsze, łatwo poddaje się kontroli. A my lubimy mieć wszystko pod kontrolą.

  1. Dlaczego praca wirtualnej asystentki wymaga zarządzania czasem?
  2. Dlaczego tak trudno zarządzać sobą w czasie i jakie jest na to remedium?
  3.  Co jeszcze podkopuje naszą wydajność?
  4. Narzędzia do zarządzania czasem.
  5. Co zyskuje wirtualna asystentka korzystając z powyższych narzędzi?

Dlaczego praca wirtualnej asystentki wymaga zarządzania czasem?

Wirtualna asystentka musi wyróżniać się bardzo dużym zaangażowaniem, koncentracją, kreatywnością, samodyscypliną. Jej praca jest bardzo wyczerpująca, głównie ze względu na swoją intensywność objawiającą się wielozadaniowością, którą trzeba jakoś okiełznać. Nie jest to łatwa sprawa, szczególnie na początku, gdy wszystko wydaje się ważne, niezbędne, konieczne. Zadania dla klientów potrafią być realizowane dniami a nawet tygodniami tylko dlatego, że nie dokonano priorytetyzacji, czy nie zamknięto ich w ramy czasowe.

Każda wirtualna asystentka musi zatem wypracować pewien system pracy, by zwiększyć swoją efektywność i uniknąć strat. Bardzo często problem pojawia się tuż za progiem, w obszarze organizacji czasu pracy a nieumiejętne zarządzanie czasem, no cóż …. to mniej klientów i mniej zleceń. Warto zwrócić więc uwagę na co trwonimy cenny czas, bo może się okazać, że złoto jest ukryte pod naszymi nogami. Wystarczy je tylko przetrzeć ściereczką z piochu. Uwolniony potencjał czasu możemy wykorzystać na kolejne zlecenia lub zasłużony odpoczynek na hamaku. Wybór należy do Ciebie. Ty tu rządzisz.

Dlaczego tak trudno zarządzać sobą w czasie i jakie jest na to remedium?

Jak doskonale wszyscy wiemy, nasze umysły uwielbiają multitasking. Myśli skaczą z tematu na temat średnio 6 tysięcy razy w ciągu doby. I chociaż jesteśmy w stanie wyłapać linię demarkacyjną między jedną myślą a drugą to jest niezmiernie trudno podporządkować je sobie. To niezależne byty, które mają wpływ na nas ale również my na nie możemy wpływać.

Podobnie zachowujemy się często w pracy, próbując “ogarnąć” wszystko. Wykonując zadania mamy jednak do dyspozycji narzędzia, które łatwiej jest opanować niż myśli, a które mogą pomóc w kontrolowaniu ich i namierzaniu obszarów do poprawy.

Jesteś kreatorem, twórcą, jednak bez świadomości gdzie leży problem nie rozwiążesz go. Świadomość jest punktem zwrotnym. Może się wydawać, że ciężko pracujesz, starasz się, angażujesz a czas umyka przez palce i nawet tego nie zauważasz. Zatrzymaj się. Przyjrzyj się dokładniej swojej pracy. Ustal jakie działania są nieefektywne, nieopłacalne i dlaczego. Wnioski nasuną się same ale do faktycznych zmian konieczny jest zamiar dokonania zmiany. Zamiar, czyli działanie. Wystarczy podjąć decyzję i wdrożyć. BO DLACZEGO NIE? 🙂 Brzmi prosto? I tak jest. Może nie będzie to rewolucyjna zmiana, bo kłodami mogą być również inne obszary, nie tylko zarządzanie czasem. Na pewno jednak poczujesz progres.

Tak było ze mną, gdy tylko odkryłam narzędzia, które nadały mojej pracy inny wymiar,  pokazały, że można inaczej, szybciej, efektywniej. Jakie to narzędzia? O tym poniżej.

Co jeszcze podkopuje naszą wydajność?

Czy słyszałaś /-eś o Prawie Parkinsona? Cyril Northcot Parkinson brytyjski historyk i pisarz, stwierdził w toku swoich badań i obserwacji, że:

„Praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie”

Co to właściwie oznacza? Hmm…. najkrócej mówiąc – im dłuższy ma się czas na wykonanie danej czynności tym dłużej się ją wykonuje. Paradoks? Nie sądzę. Człowiek doskonale adaptuje się do rożnych okoliczności, również do przeciągania zadań tak długo jak jest to konieczne, by uniknąć chociażby bezczynności. Jest to często podświadome dążenie. Bezczynność kojarzy się z nic nie robieniem a to źle świadczy o takiej osobie, więc unikamy poprzez wydłużanie czasu pracy. Takie działanie jest delikatnie mówiąc nieefektywne. Może również generować dodatkowe koszty, gdy okaże się nagle, że do ukończenia projektu w wyznaczonym czasie konieczne jest zatrudnienie dodatkowych osób.

Narzędzia do zarządzania czasem 

Czas to pieniądz – mawiał Benjamin Franklin. Ja mówię – CZAS NA POMIDORY.

Pomodoro 

Rozwiązaniem może okazać się praca w  trybie Pomodoro – narzędzie samodyscypliny i kontroli. Jest to metoda opracowana przez profesora uniwersyteckiego Francesco Cirillo w latach 80. XX w. Polega na pracy w określonych z góry ramach czasowych (najczęściej 25 minutowych sekcjach), po przekroczeniu, których należy zrobić 5 minutową przerwę. Wiemy jak ciężko się oderwać od pracy bez dystraktora, chociażby po to, by napić się wody. Takie przerwy pomagają poprawić “mobilność psychiczną” i koncentrację, poszerzają perspektywę a więc i kreatywność.

Metoda Pomodoro bardzo ładnie rozprawia się z Prawem Parkinsona. 

Wykonując zadanie  w określonym czasie, wyznaczasz sobie challenge, skupiasz się na realizacji, osiągasz cel szybciej i efektywniej. Krótkie odcinki czasu mobilizują do szybszego wykonania zadania.

Zastosowanie jej wymaga trzymania się poniższych zasad: 

  • określ cel jaki chcesz osiągnąć w czasie 25 min pracy. Cel musi być przede wszystkim realny do osiągnięcia. 
  • w ciągu pracy ogranicz przerwy a wręcz z nich zrezygnuj. Jedyne przerwy to te po każdej sekcji 25 minutowej.
  • zanim zaczniesz zaplanuj co chcesz dokładnie zrobić, przygotuj harmonogram
  • poświęć kilka minut na zapoznanie się z efektami dotychczasowej pracy jeśli taka jest
  • unikaj rozpraszaczy (wyłącz lub przycisz telefon, tv, ogranicz interakcje z ludźmi, zamknij zbędne zakładki w przeglądarce internetowej i aplikacje)
  • staraj się nie odbiegać od tematu. Dygresje, poboczne wątki nie są tematem wykonywanej pracy. Trzymaj się harmonogramu.
  • upraszczaj, upraszczaj, upraszczaj wszystko co się da

Pomodoro jest częścią Toggl (aplikacji do rejestracji czasu pracy) ale występuje również niezależnie. Wystarczy wpisać w wyszukiwarkę Google – POMODORO.

https://pomodoro.francescocirillo.com/

https://pomofocus.io/

Inne narzędzia rejestrujące czas pracy

Jest ich wiele. Oprócz rejestrowania umożliwiają również analizę pracy pod kątem jej wydajności, czy opłacalności. Umożliwiają stosunkowo szybkie namierzenie obszarów wymagających poprawy, a także łatwe i transparentne rozliczanie się z Klientem.

Wszystkie są godne uwagi. Osobiście rekomenduję rozpocząć od darmowej aplikacji Toggl.

Toggl https://toggl.com

Worktime https://worktime.pl/ 

RescueTime https://www.rescuetime.com/  

Time Camp https://www.timecamp.com/pl/ 

Hubstaff https://hubstaff.com/ 

Timepot https://www.timepot.pl/ 

Harvest https://www.getharvest.com/ 

Co zyskuje wirtualna asystentka korzystając z powyższych narzędzi?

Na pewno czujesz różnicę między pracą pełną pasji a pracą ponad siły dotykającą wypalenia zawodowego. Jest ona oczywista, tak jak wybór między kijem a marchewką.

Właściwe zarządzanie czasem to dostęp do marchewki, to pozwalanie sobie na odpoczynek, zrobienie miejsca na swoje potrzeby, minimalizacja stresu. Co więcej, korzystając z dostępnych narzędzi usprawniasz swoją pracę, wzrasta Twoja pewność siebie, wzrasta zaufanie Klienta. Umiejętna praca, szczególnie z Pomodoro może wykluczyć również prokrastynację. Szczególnie ważne przy złożonych projektach. Metoda małych kroczków czasami jest idealna. Same plusy! A teraz do dzieła. Przetestuj! I podziel się w komentarzu swoimi przemyśleniami.

 

Zainspirowana:

https://pl.wikipedia.org/wiki/Technika_Pomodoro

https://porady.pracuj.pl/kariera-i-rozwoj/prawo-parkinsona-na-czym-polega/

1 thought on “Jak zarządzać czasem, by osiągać cele szybciej.”

Comments are closed.